Hướng dẫn nhập hồ sơ nhân sự từ Excel vào Jinwa

Vào Quản lý nhân sự → Danh sách → Nhập từ Excel và tải biểu mẫu. Đừng dùng file Excel sẵn có của doanh nghiệp để nhập trực tiếp — biểu mẫu chuẩn có sẵn tên cột và định dạng mà hệ thống đọc được, dán dữ liệu vào đó nhanh hơn là chỉnh file cũ.

Biểu mẫu gồm ba nhóm cột: nhóm bắt buộc được đánh dấu sao, nhóm nên có để dùng được các module khác, và nhóm tuỳ chọn có thể bổ sung sau.

Hệ thống luôn chạy kiểm tra trước và trả về báo cáo theo từng dòng, chưa ghi gì vào cơ sở dữ liệu. Đọc kỹ báo cáo này, sửa file rồi tải lại — đừng bỏ qua các dòng cảnh báo.

• Lỗi (màu đỏ): dòng đó sẽ không được nhập, phải sửa
• Cảnh báo (màu vàng): dòng vẫn nhập được nhưng thiếu thông tin cần cho module khác
• Trùng lặp: mã nhân viên đã tồn tại, chọn ghi đè hoặc bỏ qua

1. Ngày sai định dạng. Excel tự đổi 05/09/2026 thành 09/05/2026 theo định dạng máy. Đặt định dạng ô là Text trước khi dán.
2. Khoảng trắng ở đầu hoặc cuối ô. Không nhìn thấy nhưng làm tên phòng ban không khớp. Dùng hàm TRIM cho toàn bộ vùng dữ liệu.
3. Mã nhân viên trùng. Thường do hai chi nhánh đánh mã độc lập. Thống nhất quy tắc mã trước khi nhập.
4. Số điện thoại mất số 0 đầu. Excel coi là số và bỏ số 0. Đặt định dạng ô là Text.
5. Dòng trống ở giữa file. Hệ thống dừng đọc tại dòng trống đầu tiên. Xoá mọi dòng trống trước khi tải lên.

Sau khi nhập xong, đừng chuyển sang việc khác ngay. Chạy ba phép đối chiếu sau, mất khoảng mười phút và tránh được rất nhiều rắc rối về sau.

1. So tổng số hồ sơ đã nhập với số dòng trong file gốc.
2. Mở báo cáo nhân sự theo phòng ban, so với số liệu doanh nghiệp đang nắm.
3. Chọn ngẫu nhiên năm hồ sơ và kiểm tra từng trường so với file gốc.

Nếu phát hiện sai lệch trong vòng 24 giờ, bộ phận hỗ trợ Jinwa có thể hoàn tác toàn bộ lần nhập đó và làm lại. Sau 24 giờ, dữ liệu đã có phát sinh liên quan nên chỉ sửa được từng hồ sơ.