5 dấu hiệu doanh nghiệp cần chuyển sang ERP

Đây là dấu hiệu rõ ràng nhất và cũng phổ biến nhất. Phòng nhân sự nói công ty có 284 người, kế toán trả lương cho 279 người, còn bộ phận hành chính đang giữ danh sách 291 tài khoản email. Không ai sai — mỗi bên đếm theo một định nghĩa và một thời điểm khác nhau, trên một file khác nhau.

Vấn đề không phải là con số lệch năm bảy người. Vấn đề là khi ban giám đốc cần một quyết định dựa trên số liệu, không ai dám khẳng định con số nào đúng, và buổi họp chuyển thành cuộc tranh luận về dữ liệu thay vì về quyết định.

Nếu bộ phận nhân sự và kế toán phải làm thêm giờ mỗi kỳ chốt công và tính lương, đó không phải do họ chậm. Đó là do quy trình đòi hỏi con người làm việc mà máy nên làm: xuất file từ máy chấm công, gộp thủ công, đối chiếu với đơn nghỉ phép nằm trong email, rồi dò lại từng trường hợp bất thường.

Một doanh nghiệp 300 người thường mất ba đến năm ngày làm việc cho mỗi kỳ. Nhân với 12 tháng là khoảng 45 ngày công mỗi năm chỉ để chuyển dữ liệu từ chỗ này sang chỗ khác.

Đơn xin nghỉ gửi qua tin nhắn, đề nghị mua sắm in ra ký rồi để trên bàn người vắng mặt, yêu cầu cấp thiết bị nằm trong một email bị chôn dưới bốn mươi email khác. Khi có người hỏi tiến độ, câu trả lời thường là "để tôi kiểm tra lại".

• Không biết một đề nghị đang chờ ai xử lý
• Không biết nó đã chờ bao lâu
• Không có căn cứ khi cần truy lại ai đã đồng ý điều gì
• Người duyệt đi vắng là toàn bộ luồng đứng lại

Đây là dấu hiệu ít ai để ý nhưng tốn kém nhất. Khi doanh nghiệp tăng từ 100 lên 300 nhân sự, khối lượng giấy tờ hành chính không tăng ba lần mà tăng nhiều hơn, vì số lượng trao đổi giữa các bộ phận tăng theo bình phương. Cách xử lý thường thấy là tuyển thêm người làm hành chính.

Bảng trên là con số tham khảo từ các doanh nghiệp Jinwa đã trao đổi, không phải chuẩn ngành. Điểm cần chú ý là độ dốc: nhân sự hành chính tăng gần như tuyến tính theo quy mô nếu quy trình vẫn thủ công.

Báo cáo tổng hợp thủ công luôn trễ. Đến lúc bản báo cáo tháng 8 lên bàn giám đốc thì đã là giữa tháng 9, và mọi quyết định dựa trên nó thực chất là phản ứng với chuyện đã xảy ra sáu tuần trước.

Với dữ liệu vận hành như tỷ lệ đi muộn, giờ tăng ca hay đơn từ tồn đọng, độ trễ sáu tuần đủ để một vấn đề nhỏ trở thành vấn đề lớn mà không ai kịp can thiệp.

Một dấu hiệu đơn lẻ có thể xử lý bằng cách sửa quy trình, không cần đầu tư hệ thống. Từ ba dấu hiệu trở lên thì gốc rễ nằm ở chỗ dữ liệu bị phân mảnh, và mọi cải tiến quy trình đều sẽ chạm trần rất nhanh.

Điều nên tránh là triển khai đồng loạt mọi thứ. Hầu hết doanh nghiệp bắt đầu tốt nhất từ hai ba module lõi — hồ sơ nhân sự, chấm công, nghỉ phép — rồi mở rộng khi đã quen nhịp.