Tự động hóa chấm công: giảm 90% sai sót tính công

Khi rà lại các trường hợp khiếu nại lương, nguyên nhân gần như luôn nằm trong ba nhóm sau, và cả ba đều là hệ quả của quy trình chứ không phải của con người.

1. Gộp file bằng tay. Mỗi máy chấm công xuất một file riêng, người làm phải sao chép, đối chiếu mã nhân viên và dán vào một bảng tổng. Một lần dán lệch dòng là hàng chục người sai công.
2. Đơn từ nằm ngoài hệ thống. Đơn nghỉ phép được duyệt qua tin nhắn, người chốt công không biết nên đánh dấu nghỉ không lương. Nhân viên chỉ phát hiện khi nhận lương.
3. Công thức ca kíp viết trong công thức Excel. Ca đêm, ca gãy và ngày lễ mỗi nhóm một hệ số. Khi chính sách đổi, người sửa công thức thường không phải người viết ra nó.

Mọi giải pháp tự động hoá chấm công đều xoay quanh nguyên tắc này. Lượt chấm công phát sinh ở máy chấm công thì phải vào hệ thống từ máy chấm công, không đi qua bước xuất file. Đơn nghỉ phép phát sinh từ nhân viên thì nhân viên tự nộp, không đi qua tin nhắn.

Khi mọi dữ liệu vào hệ thống ngay tại điểm phát sinh, bảng công không còn là thứ được "lập" vào cuối tháng. Nó tồn tại liên tục và tự cập nhật, việc của người phụ trách chỉ là rà phần bất thường rồi chốt.

Đây là câu hỏi khó nhất với doanh nghiệp có công trường, cửa hàng hoặc nhân viên đi thị trường. Máy chấm công cố định không giải quyết được, và tin nhắn báo cáo thì không thể dùng làm căn cứ tính lương.

Cách phổ biến hiện nay là chấm công trên điện thoại kèm ba lớp kiểm chứng: toạ độ GPS phải nằm trong phạm vi địa điểm đã khoanh vùng, có ảnh chụp tại chỗ, và hệ thống đánh dấu khi phát hiện đổi thiết bị bất thường. Ba lớp này không chống được mọi gian lận nhưng đủ để dữ liệu dùng làm căn cứ.

Cần nói rõ: 90% là mức giảm sai sót mà các doanh nghiệp Jinwa đã triển khai ghi nhận sau ba kỳ lương đầu tiên, không phải một con số áp dụng được cho mọi trường hợp. Phần giảm chủ yếu đến từ việc loại bỏ hoàn toàn bước gộp file và bước nhập đơn từ bằng tay — hai bước chiếm phần lớn sai sót.

Phần sai sót còn lại thường nằm ở chỗ khai báo chính sách ban đầu chưa đúng, và chỉ lộ ra sau một hai kỳ. Đây là lý do nên chạy song song với cách làm cũ trong kỳ đầu.

1. Khai báo ca làm việc và chính sách tính công cho từng nhóm nhân sự, đối chiếu với bảng công tháng trước để kiểm tra công thức.
2. Kết nối thiết bị chấm công, chạy song song một kỳ để so kết quả với cách làm cũ.
3. Mở ứng dụng cho nhân viên nộp đơn từ, tắt kênh tin nhắn và email cho mục đích này.
4. Chuyển hoàn toàn sang bảng công tự động, giữ cách làm cũ làm bản đối chiếu trong một kỳ nữa.