ERP là gì và khi nào doanh nghiệp Việt Nam thực sự cần

ERP viết đầy đủ là Enterprise Resource Planning, dịch sát là hoạch định tài nguyên doanh nghiệp. Cách dịch này không giúp gì cho việc hiểu, nên hãy tiếp cận từ vấn đề mà nó giải quyết.

Một doanh nghiệp có nhiều bộ phận, mỗi bộ phận cần dữ liệu của bộ phận khác. Kế toán cần số công từ nhân sự, nhân sự cần thông tin tài sản từ hành chính, ban giám đốc cần số liệu từ tất cả. Khi mỗi bộ phận dùng một phần mềm riêng, dữ liệu phải được chuyển qua lại bằng tay, và mỗi lần chuyển là một lần có thể sai.

ERP là hệ thống trong đó tất cả bộ phận làm việc trên cùng một cơ sở dữ liệu. Không phải nhiều phần mềm được nối lại với nhau, mà là một hệ thống với nhiều màn hình cho nhiều vai trò khác nhau.

Đây là điểm gây nhầm lẫn nhiều nhất, vì nhiều sản phẩm tự gọi là ERP trong khi thực chất là một phần mềm quản lý có thêm vài tính năng.

Phép thử đơn giản: hỏi nhà cung cấp rằng nếu thêm module quản lý tài sản thì có phải nhập lại danh sách nhân sự hay không. Nếu câu trả lời là có, hoặc là "hệ thống sẽ đồng bộ", thì đó là hai phần mềm được nối với nhau chứ không phải một ERP.

Không có danh sách module chuẩn — nó phụ thuộc vào ngành. Với doanh nghiệp Việt Nam ở quy mô vừa, phần được triển khai trước gần như luôn là nhóm liên quan tới con người và vận hành nội bộ.

• Quản lý nhân sự: hồ sơ, hợp đồng, cơ cấu tổ chức
• Chấm công và tính công: thiết bị chấm công, ca kíp, bảng công
• Nghỉ phép và tăng ca: đơn từ, số dư phép, luồng duyệt
• Workflow phê duyệt: quy trình duyệt cho mọi loại đề nghị
• Quản lý tài sản: cấp phát, bảo trì, khấu hao
• Báo cáo: chỉ số vận hành tính từ dữ liệu gốc

Các nhóm nghiệp vụ khác như kế toán, mua hàng, kho, sản xuất hay bán hàng cũng nằm trong phạm vi ERP, nhưng thường được triển khai ở giai đoạn sau, hoặc tích hợp với hệ thống chuyên biệt mà doanh nghiệp đã dùng.

Phần này ít nhà cung cấp nào nói, nhưng cần thiết. Có ba trường hợp mà đầu tư ERP gần như chắc chắn thất bại.

1. Quy trình chưa định hình. Nếu chính doanh nghiệp còn chưa thống nhất ai duyệt cái gì, hệ thống sẽ chỉ làm cố định lại sự lộn xộn đó. Cần sắp xếp quy trình trước.
2. Không có người chịu trách nhiệm nội bộ. ERP cần một người trong doanh nghiệp đủ hiểu nghiệp vụ và đủ thẩm quyền để quyết định. Giao toàn bộ cho nhà cung cấp thì không ai quyết được những điều chỉ nội bộ mới biết.
3. Ban giám đốc không thực sự hậu thuẫn. Số hoá luôn kèm việc tắt cách làm cũ, và điều đó cần thẩm quyền. Nếu ban giám đốc coi đây là dự án của phòng CNTT, nó sẽ dừng ở nửa đường.

Phí thuê bao phần mềm thường là phần dễ tính nhất và cũng không phải phần lớn nhất. Cần tính cả ba khoản sau khi lập ngân sách.

• Phí thuê bao theo số người dùng, tính theo tháng hoặc năm
• Dịch vụ triển khai một lần: khảo sát quy trình, chuyển dữ liệu, đào tạo
• Thời gian của chính nhân sự nội bộ trong giai đoạn triển khai — khoản này thường bị bỏ qua nhưng lớn nhất