Lộ trình số hóa quy trình phê duyệt trong doanh nghiệp

Phản xạ thường gặp là vẽ lại đúng luồng đang có: người đề nghị ký, trưởng bộ phận ký, phòng hành chính ký nhận, kế toán ký, giám đốc ký. Năm bước, và không ai nhớ vì sao phòng hành chính phải ký.

Nhiều bước trong quy trình giấy tồn tại chỉ để giải quyết hạn chế của giấy — ví dụ một bước ký chỉ nhằm xác nhận đã nhận được tờ đơn. Khi hệ thống đã ghi nhận thời điểm mỗi bước, những bước đó không còn lý do tồn tại.

Đừng bắt đầu bằng quy trình phức tạp nhất. Chọn một quy trình có ba đặc điểm: phát sinh thường xuyên, nhiều người liên quan, và hiện đang gây khó chịu rõ ràng. Đơn xin nghỉ phép gần như luôn là lựa chọn tốt nhất.

Quy trình đầu tiên có vai trò chứng minh cho cả tổ chức rằng cách làm mới nhanh hơn thật. Nếu chọn một quy trình phức tạp và mất sáu tuần mới xong, mọi người sẽ kết luận rằng hệ thống này rắc rối.

Ngồi cùng người thực sự xử lý quy trình đó hằng ngày, không phải chỉ với trưởng bộ phận. Người xử lý biết những ngoại lệ mà không có trong quy định: ai được duyệt thay khi nào, trường hợp nào được bỏ qua một cấp.

• Xác định điều kiện rẽ nhánh thay vì tạo nhiều luồng riêng — ví dụ đề nghị dưới 20 triệu chỉ cần hai cấp
• Đặt thời hạn cho từng bước, kèm quy tắc khi quá hạn
• Chỉ định người duyệt theo chức danh, không theo tên người, để đổi nhân sự không phải sửa luồng
• Ghi rõ ai được xem gì — không phải mọi người duyệt đều cần thấy toàn bộ thông tin

Mở cho một bộ phận khoảng 20 đến 30 người, chạy song song với cách cũ. Mục tiêu tuần này không phải là hiệu quả mà là tìm những trường hợp chưa nghĩ tới: người vừa chuyển bộ phận, đề nghị cần huỷ giữa luồng, trường hợp người đề nghị chính là người duyệt.

Ghi lại mọi thắc mắc phát sinh. Nếu cùng một câu hỏi xuất hiện ba lần, đó là dấu hiệu luồng chưa rõ ràng chứ không phải người dùng chưa hiểu.

Bước quan trọng nhất và cũng bị bỏ qua nhiều nhất: tắt kênh cũ. Nếu vẫn có thể xin nghỉ bằng tin nhắn, một phần đáng kể sẽ tiếp tục làm vậy, và doanh nghiệp phải duy trì hai hệ thống song song mãi.

Cách làm hiệu quả là thông báo trước một mốc thời gian cụ thể, sau mốc đó đơn không đi qua hệ thống thì không được xử lý. Cần sự hậu thuẫn rõ ràng từ ban giám đốc cho mốc này.

Khi luồng đã chạy, hệ thống bắt đầu cho những con số chưa từng có: thời gian xử lý trung bình từng bước, người nào tồn nhiều đề nghị, tỷ lệ quá hạn theo bộ phận. Đây là lúc rút bớt bước hoặc điều chỉnh người duyệt dựa trên số liệu thay vì cảm tính.

Điều làm chúng tôi bất ngờ không phải là quy trình nhanh hơn, mà là biết được nó chậm ở đâu. Trước đây ai cũng nghĩ khâu kế toán chậm, số liệu cho thấy điểm tắc nằm ở bước trước đó.Giám đốc vận hành một doanh nghiệp sản xuất 400 nhân sự