Chi phí ẩn của việc quản lý nhân sự bằng Excel

Đây là khoản dễ tính nhất. Với doanh nghiệp 300 nhân sự, mỗi kỳ chốt công và tính lương thường chiếm ba đến năm ngày làm việc của hai đến ba người.

Lấy mức trung bình bốn ngày cho hai người, một năm là 96 ngày công. Với chi phí nhân sự khoảng 700.000đ mỗi ngày công, khoản này vào khoảng 67 triệu đồng mỗi năm — chỉ để chuyển dữ liệu từ chỗ này sang chỗ khác.

Mỗi trường hợp khiếu nại lương tiêu tốn thời gian của cả nhân viên, tổ trưởng và bộ phận nhân sự để rà lại. Nhưng khoản tốn kém hơn không nằm ở thời gian.

Sai sót lương lặp lại làm giảm niềm tin vào bộ phận quản trị, và điều đó ảnh hưởng tới tỷ lệ nghỉ việc — khoản chi lớn nhất nhưng khó quy ra tiền nhất trong danh sách này.

File Excel chứa thông tin nhân sự và lương thường được gửi qua email, sao chép sang máy cá nhân, và không có cách nào biết ai đã mở hay sửa gì. Ba rủi ro cụ thể:

• Rò rỉ thông tin lương. Một file gửi sai người là toàn bộ bảng lương bị lộ, không thể thu hồi.
• Mất dữ liệu. Máy hỏng hoặc file bị ghi đè, bản gần nhất có thể là của tháng trước.
• Không có dấu vết. Khi phát hiện số liệu bị sửa, không có cách nào biết ai sửa và giá trị trước đó là gì.

Khoản này khó tính nhất nhưng thường lớn nhất. Khi báo cáo mất sáu tuần mới có, doanh nghiệp mất khả năng phản ứng với những thay đổi đang diễn ra.

Một ví dụ cụ thể: tỷ lệ nghỉ việc ở một bộ phận tăng dần trong ba tháng. Với báo cáo thủ công theo quý, vấn đề chỉ lộ ra khi đã mất một phần đáng kể nhân sự có kinh nghiệm. Với số liệu cập nhật liên tục, dấu hiệu xuất hiện từ tháng đầu.

Hai khoản đầu đã vào khoảng 82 đến 92 triệu mỗi năm cho doanh nghiệp 300 người, chưa tính hai khoản còn lại. Đây là con số nên đặt cạnh chi phí thuê bao hệ thống khi so sánh, thay vì so với con số không.

Cần nói rõ: các con số trên là mức tham khảo dựa trên trao đổi với doanh nghiệp Việt Nam ở quy mô vừa, không phải số liệu khảo sát. Hãy thay bằng số thực tế của doanh nghiệp bạn khi tính.